Røros kommune inngikk i fjor et samarbeid om et FoU-prosjekt med Sintef Digital AS som gikk ut på digital onboarding. Målet med prosjektet var å se på mulighetene for å forenkle og effektivisere prosessene for nyansettelser, samtidig som vi skal øke kvaliteten. Forprosjektet er nå gjennomført, og viser at vi har mye å vinne på effektivisering av prosessen.
Bakgrunn for samarbeidsprosjektet – kommunale ansettelsesprosesser er ressurskrevende
I oktober 2019 startet Røros kommune opp et FoU-prosjekt (forsknings- og utviklingsarbeid) sammen med Sintef Digital AS. Sintef sin rolle i forprosjektet var å analysere prosessene vi bruker i dag, og se på muligheter for å endre og effektivisere disse. Røros kommune har et økende behov for å rekruttere, men har ikke økonomiske rammer for å øke antall ansatte som jobber med dette.
Du kan lese mer om bakgrunnen for prosjektet her: https://roros.kommune.no/aktuelt/roros-kommune-inngar-fou-samarbeid-med-sintef-digital/
Mye å vinne på effektivisering av prosessen
Resultatene av forprosjektet bekrefter at det er et stort effektiviseringspotensial i rekrutteringsprosessen vår. Det vises til at dette er en kompleks og omfattende prosess som består av mange ledd, hvor flere fagpersoner og ulike systemer er involvert. Videre viser prosjektet at de systemene vi har per i dag ikke er optimale for å skape en god og helhetlig flyt i prosessen. For å kartlegge gode effektiviseringstiltak kreves det gode data – noe som er utfordrende å fremskaffe jo mer omfattende og oppstykket en prosess er.
Nyttig FoU-samarbeid
Forprosjektet bekrefter effektiviseringspotensialet i våre rekrutteringsprosesser, men påpeker samtidig viktigheten av gode IT-systemer som tilrettelegger for effektivisering og digital transformasjon i kommunal sektor. Systemer som er helhetlige og snakker godt sammen reduserer behovet for manuelle handlinger, og gir et bedre datagrunnlag for videre effektiviseringsarbeid.
Vi ser nytten av samarbeid gjennom FoU-prosjekter som gir oss et bedre innblikk i kommunesektorens utfordringer. Ved å kartlegge utfordringene får vi også mulighet til å se forbedringspotensialet som finnes, og hva vi må gjøre for å kunne dra nytte av dette.
Røros kommune og Sintef Digital AS er positive til videre samarbeid om et hovedprosjekt sammen med flere andre kommuner.
Prosjektet vårt fikk støtte fra DistriktForsk.
Artikkelbilde: Arbeidsmøte mellom Røros kommune og Sintef Digital AS. Fra venstre HR-leder Sindre Oterhals, IT-leder Rune Meli og forsker Felix Mannhardt. Foto: Røros kommune.