Blog

Aktuelt, Bygge og bo, Nyheter

Klart språk fra byggesaksavdelingen

Åshild, Benjamin og Trond står foran rekken med gamle trehus langs Hitterelva på Røros

Skal du bygge på huset, sette opp en garasje eller andre byggeprosjekter? Kanskje må du søke om byggetillatelse for det du skal gjøre? – Vi vet at mange opplever denne prosessen som vanskelig å henge med på, spesielt de som ikke har gjort det før, sier Åshild Solbrekken Flatla, som er saksbehandler i avdelingen for byggesaker i Røros kommune.

– Slik trenger det ikke å være, legger Flatla til. – Vi ønsker at det skal være lett for innbyggere og hytteeiere å forstå byggesaksprosessen. Hvis de som søker får brev som er forståelig, og finner svar på det de lurer på via våre nettsider, så blir søkeprosessen straks enklere å gjennomføre.

Det siste året har derfor byggesaksavdelingen jobbet med innholdet på nettsidene og tekstene i brevene du får fra oss. Det har vi gjort sammen med Heidi Tharaldsen og Linda Løkken som jobber med klart språk i Røros kommune.

Mer forståelige brev med «klart språk»

Hvordan vi skriver har stor betydning for om du forstår brevene du får fra kommunen. Vi har derfor laget nye og bedre tekster i de mest brukte brevene du får fra oss i en søkeprosess.

I brevene skal du raskt finne informasjonen du trenger, og forstå hva du kan gjøre. For å få til det bruker vi «klart språk». Det er en metode som blant annet går ut på å:

  • bytte ut fagspråk og byråkratiske ord og uttrykk med vanlige ord som folk flest bruker
  • skrive slik at det er lett å forstå hva du som søker må gjøre, og hva som skjer videre
  • lage gode overskrifter slik at du raskt finner den informasjonen du trenger
  • sørge for at innholdet er i en logisk rekkefølge, der det som er viktigst kommer først i brevet

Et eksempel på en tekst før og etter at vi har endret den:

  • Før: Behov for tilleggsdokumentasjon, bygging av anneks
  • Nå: Vi trenger mer dokumentasjon for å behandle søknaden din

Brukertester med innbyggere har vært viktig

Hvordan vet vi at et brev har blitt lettere å forstå? Det eneste måten å finne ut det er å spørre de som får slike brev. Vi inviterte åtte tilfeldige innbyggere fra ulike aldersgrupper til å bli med på brukertester.

Deltagerne syntes at det var lett å forstå og finne fram i de fleste brevene, noe som var målet vårt med dette arbeidet. Brukertesten viste også hva som fortsatt var vanskelig i tekstene, og hva vi måtte endre.

– Det betyr mye for oss at innbyggere tar seg tid til å bli med på brukertester. Det gir oss nyttig kunnskap som vi bruker til å lage bedre tekster og løsninger, sier Flatla og Tharaldsen.

På de nye nettsidene skal du lett finne svar på de vanligste spørsmålene

De fleste forventer å finne informasjon selv via nett. Skal du bygge og søke i Røros kommune er det viktig for oss at våre nettsider er nyttig for deg i denne prosessen.

– Også her har vi jobbet med klart språk i tekstene. I tillegg har vi lagt vekt på at det skal være lett å finne svar på det du lurer på, og hva som skjer når i selve søkeprosessen, sier Åshild Solbrekken Flatla.

Nå har det blant annet blitt enklere å finne informasjon om hva du kan gjøre på din eiendom før du søker, og hva du må gjøre etter at du har bygget ferdig. Du får også svar på hva du kan bygge selv uten å søke, og hvordan du lager en byggesøknad. Skal du dele opp en tomt, eller må søke om dispensasjon så skal finne informasjon om det også.

Går du med byggeplaner, eller kanskje du har sendt oss en søknad?

Sjekk gjerne ut de nye nettsidene våre her: Skal du bygge?

Klart språk i Røros kommune

Å forstå og bli forstått er en forutsetning for å kunne delta i demokratiet. I Røros kommune skal vi derfor bruke et klart språk både når vi skriver og når vi snakker med våre innbyggere. – For oss er klart språk et viktig verktøy for å skrive slik at folk flest forstår brev og annen informasjon fra oss, sier kommunikasjonsrådgiver Heidi Tharaldsen.

Arbeidet med klart språk startet i 2017, og vi har i dag en egen prosjektgruppe som hjelper virksomheter, avdelinger og andre i kommunen med å skrive i et klart språk. Prosjektgruppen består i dag av Linda Løkken, konsulent på servicetorget, og Heidi Tharaldsen som er kommunikasjonsrådgiver.

– Vi har begge vært med i arbeidet med nye brev og nettsider for byggesaksavdelingen, sier Tharaldsen. – Vi er ikke saksbehandlere og kan lite om byggeloven og søkeprosessen. Derfor kan vi se det fra innbyggerens side, og utfordre fagfolkene på hvordan de skriver og forklarer, legger hun til.

– Det har vært nyttig å jobbe sammen med noen som ikke kan faget. Da blir tekstene våre mer forståelig, sier Åshild Solbrekken Flatla. – Saksbehandler Trond Saure og avdelingsleder Benjamin Hicks har også vært med på arbeidet. Nå skal vi som er saksbehandler bruke det vi har lært, og jobbe videre med klart språk i øvrige brev og informasjon fra oss, legger hun til.

– Nå starter høysesongen for byggesøknader, og vi er veldig spent på hvordan dere som skal søke og bygge opplever prosessen, avslutter Flatla.

 

Åshild, Benjamin og Trond står foran rekken med gamle trehus langs Hitterelva på Røros

Åshild S. Flatla, Benjamin Hicks (leder) og Trond Saure er saksbehandlere i avdelingen for byggesaker i Røros kommune

 

foto av Linda løkken og Heidi Tharaldsen

Linda Løkken og Heidi Tharaldsen jobber med klart språk i Røros kommune

 

X