Budsjett, regnskap og moms

Trenger du råd og tips knyttet til budsjettering, regnskap, moms m.m?
Les mer på denne siden

Kontanthåndtering

Skal ditt arrangement håndtere kontanter? Det anbefales at det alltid er to personer som i fellesskap teller opp kontantinntekter som arrangementet genererer. Kontantoppgjøret må deretter leveres bank.

Både de som er ansvarlige for nye, offentlige arrangement og eksisterende/gjentagende arrangement må på forhånd søke om tillatelse eller sende skriftlig melding til politiet om arrangementet.

Søknaden bør inneholde:

1) Kort beskrivelse av arrangementet:

• Hvem retter det seg mot?
• Hvor mange er forventet å delta?
• Hvor skal det arrangeres?

2) Beskrivelse av arrangør

3) Program for arrangementet

4) Beskrivelse av viktige aspekter ved arrangementet/tiltak som skal iverksettes, som feks:

• Skal det serveres mat/alkohol?
• Vil det være dyr involvert i arrangementet, og hvordan håndteres de?
• Hvordan løses renovasjon og toalettforhold?
• Hvordan løses trafikk og generell sikkerhet?

Politiets krav til arrangøren

Krav til deg som arrangør fremgår av Politiloven, § 11, 1. og 2. ledd:

Den som vil benytte offentlig sted til demonstrasjon, opptog, møte, stand eller lignende, skal i god tid på forhånd gi politiet melding om dette. For øvrig kan det ved vedtekt etter lovens § 14 gis regler om søknadsplikt for visse arrangementer på offentlig sted eller meldeplikt for arrangementer som for øvrig er allment tilgjengelige.

Røros kommune har valgt å ta i bruk hjemmelen i lovens § 14 til å gi egne regler om søknads- og meldeplikt for visse former for arrangementer:

Forskrift om politivedtekt, Røros kommune, Sør-Trøndelag

Røros er et verdensarvsted. I arrangementsplanlegging må det derfor tas spesielle hensyn med tanke på brannvern. Brannvesenet kan være med på å sette vilkår for avvikling av arrangement, og må søkes når det skal avholdes store arrangement.

Brannvesenet vil være opptatt av ting som eksempelvis: planlagt stengning av gate, brannvakter, nattevakter osv.

Hvis du ønsker å arrangere noe på privat grunn, må du alltid søke grunneieren om det. Hvis det er kommunen som eier grunnen, må du søke kommunen. Er du usikker på hvem som eier grunnen, ta kontakt med tekniske tjenester i kommunen.

Alle berørte parter skal motta nabovarsel. Nabovarselet skal fortelle hva du arrangerer og på hvilken måte naboene blir berørt (parkering, stengning av gate, støy osv). Det bør også beskrive hvordan du har tenkt å legge til rette for de naboene som blir berørt.

Før offentlig sted kan tas i bruk til et arrangement, må særskilte tillatelser innhentes. Politivedtektene for Røros kommune, Kapittel I, § 1 definerer hva som inngår i begrepet offentlig sted:

§ 1 Offentlig sted
Med offentlig sted forstås gate, vei, herunder fortau, sti, park, torg e.l., plass, bru, brygge, kai, strand, anlegg eller annet sted som er alminnelig beferdet eller bestemt for alminnelig ferdsel.

Nærmere regler for reguleringer av offentlig områder knyttet til hindringer, avsperringer, sport, lek m.m, kan leses i Politivedtektenes kapittel III.

Skiltplan

Skal du avholde et arrangement som medfører regulering av trafikken eller behov for ekstra parkeringsplasser må du sende en egen plan for dette til veiholderen. Det vil si for:

1) Riks- og fylkesveier:

Plan sendes til Statens vegvesen, regionkontoret i det fylket arrangementet avvikles. Søknadsfristen er 3 måneder før arrangementsdato. Krysser arrangementet regiongrensene til vegvesenet, må adskilte søknader sendes de berørte regionkontor.

2) Private og kommunale veier:

Plan sendes til kommunens postmottak.

Hva bør planen inneholde?

Ved veisperring:

• Dato og klokkeslett for når vei skal sperres
• Navn på vei som skal sperres
• Årsak for sperring

Ved søknad om skilting:

• Skiltplan som forteller hvor skilt skal stå, og med hvilken informasjon.

Dette trenger ikke være omfattende beskrevet, men ved store arrangement kan det kreves detaljert dokumentasjon. Trenger du hjelp til utformingen av en slik plan kan du be om veiledning fra en saksbehandler hos veisjefen eller kommunen.

Finansiering og organisering

Arrangør må selv betale produksjon og oppsetting av skilt, samt andre kostnader knyttet til trafikkregulerende tiltak og skilting. Vær oppmerksom på at det er du som arrangør som må organisere dette. Kommunen kan bistå i enkelte tilfeller.

• Boder som skal settes opp til bruk gjennom en sesong (over 1 uke) må behandles etter plan- og bygningsloven.
• Boder til bruk ved arrangementer (inntil 1 uke), krever ingen søknad etter plan- og bygningsloven.
• Skal det bygges konstruksjoner som scene eller lignende i nærhet til eksisterende bygninger, skal det søkes tillatelse hos tekniske tjenester.

All servering av mat og drikke på arrangementet skal godkjennes av Mattilsynet. Se mer om dette her: Mattilsynet: Retningslinjer for kortvarig omsetning / salg av næringsmidler

Dersom det skal selges alkohol på arrangementet, må du søke sjenkebevilling hos kommunen. Søknader om sjenkebevilling behandles fortløpende.

Alminnelig eller ambulerende sjenkebevilling?

Hvis du skal holde et privat eller lukket arrangement hvor det skal skal serveres alkohol på et offentlig område, må du søke ambulerende sjenkebevilling. Dette kan gis til foreninger, firma og privatpersoner, men kun til lukkede arrangement hvor alle gjester er særskilt invitert eller påmeldt i forkant av arrangementet, og hvor det ikke er skjenkbevilling i utgangspunktet.

Skal du imidlertid ha et offentlig, kommersiellt arrangement, må bevillingshaver ha alminnelig skjenkebevilling. Det må da søkes om bevilling til utvidet skjenkeområde for en enkelt anledning.

Informasjon om kunnskapsprøve i alkoholloven, lenke til søknad om bevilling og generelle bestemmelser for sjenking finner du ved å følge lenken under:

Bevillinger og informasjon om sjenking

Annen informasjon:

Alkoholloven

Om å søke sjenkebevilling: Norsk Konsertarrangør: Arrangørwiki

Ved alle arrangement som innebærer publikumstilstrømning bør det gjøres en risikovurdering av arrangementet. Dette gjelder både små og store tilstelninger. Skal du avholde et offentlig arrangement er det viktig at du avklarer behovet og omfanget av vakthold med politiet i forkant. Det er også viktig at det brukes et vaktselskap som er godkjent til å drive vaktvirksomhet.

Vaktvirksomhetsloven

For mer informasjon om publikumshåndtering: Norske Konsertarrangører

ROS-ANALYSE

I forkant av arrangementet må arrangør ha tenkt igjennom aktuelle uønskede hendelser som kan inntreffe. Større arrangører bør gjennomføre en risikoanalyse (ROS-analyse) til eget bruk og dokumentasjon.

Ta kontakt med politi- og brannmyndighetene, for avklaring om arrangementet vil kreve ROS-analyse i grunnlagsdokumentasjonen. Politiets hjemmel for å kreve en eventuell ROS-analyse i arrangementet er Politilovens § 11, og tilsvarende kan Brannvesenet via Brannlovens § 7 hjemle tilsvarende arrangementskrav.

Røros sentrum som Verdensarvsted betinger spesielle hensyn som skal ivaretas, der Politi- og Brannmyndighetene kan knytte spesielle vilkår til selve arrangementstillatelsen.

Overnatting på skole

Det er privat eier som er ansvarlig for vakthold i bygninger som skal benyttes til overnatting, og som primært ikke er bygd til dette formålet. Eksempler på dette er skoler, barnehager og lignende steder. Dersom slike bygninger skal benyttes til overnatting, må dette meldes til brannvesenet, og eier må sørge for tilstrekkelig vakthold for å ivareta personsikkerheten.

Lenker:

Norske Konsertarrangører: Risikovurdering
Direktoratet for Samfunnsikkerhet og beredskap ”Veileder for sikkerhet ved store arrangementer”

Publikum, frivillige, dyr, utstyr og artister – alt og alle skal tas godt vare på.
For mye av sikkerheten rundt arrangementer finnes det egne lover og regler. Her finner du Miljøhåndbokens informasjon om enkle tiltak og veiledning for ulike arrangement:

Miljøhåndboken: Om helse, miljø og sikkerhet

I de fleste store arrangement er de frivillige uunnværlige. De er en uvurderlig ressurs, og er også ofte arrangementets ansikt utad. Det er derfor viktig at du som arrangør har en bevisst holdning til dine frivillige, og ser den innsatsen som legges ned.

Her er tre viktige punkter du bør ha med deg i arbeidet inn mot frivilligheten:

1) Gi god informasjon til alle involverte!

Alle involverte i arrangementer må ha det samme verktøyet for informasjon om arrangementet. De som møter gjestene eller publikum skal kunne svare på spørsmål rundt arrangementet, for eksempel spørsmål som «Når åpner dørene?» «Hvor kan jeg parkere?» «Hva koster billetten?» osv.

Slik kan du gi alle den informasjonen de trenger:

• Felles informasjonsmøter for alle. Arranger gjerne 2 slik at man kan velge dato. Dette er ofte travle mennesker som involverer seg i mye.
• Nettsider, og da gjerne med egen informasjonssider for de involverte.
• Håndbok om arrangementet som alle får. Denne kan inneholde informasjon om organisasjonen og arrangementet
• Hva man forventer av de frivillige
• Programmet for arrangementet og generell informasjon
• Vaktlister og gjøremål for de forskjellige områdene og rollene de frivillige skal dekke.
• Kontaktinformasjon for de forskjellige nøkkelrollene og alarmtelefoner.

2) Lag eierskap til arrangementet!

Skal man få gode ambassadører for arrangementet, må man skape tilhørighet og eierskap. De frivillige må identifisere seg med arrangementet, og føle at det er “sitt eget”.

3) Forpleining og goder

Frivillige jobber ofte på ukurante tidspunkt, og over lange perioder. Selv om de frivillige er nettopp dette – frivillige – får de ikke lønn i form av penger. Det er viktig å verdsette den innsatsen den enkelte bidrar med i arrangementet, noe som for eksempel kan gjøres gjennom å gi de frivillige forskjellige goder.

Hvilke goder er det snakk om?

• God informasjon
• Opplevelser
• Gratis billetter
• Mat og drikke
• Eget frivilligarrangement eller fest
• Bekledning/utstyr
• Nominasjon til kommunal frivillighetspris
• Synliggjøring

Når du arrangerer noe i tettbebygde strøk, er det spesielt viktig å tenke på støynivået ved ditt arrangement. Generelt sett må alle arrangører forholde seg til grenseverdien i Helsedirektoratets veileder om musikkanlegg og helse, Veileder -IS0327.

God kommunikasjon med naboer i arrangementsområdet er svært viktig. Avgir ditt arrangement mye støy er det lurt å informere naboene om dette i forkant av arrangementet. Politiet kan også sette krav til arrangementet for å redusere støynivå/ omfang.

Lov om helligdager og helligdagsfred gjelder uansett.

Reklame i antikvarisk sone

Reklame og skilting innenfor antikvarisk og kulturhistorisk område på Røros må godkjennes av kommunen. Dette er søknadspliktig, og skal godkjennes fra tekniske tjenester etter uttalelse fra byantikvar.

Røros kommune har egne vedtekter for reklameinnretninger som vimpler og flagg, plakater, gatebukker m.m.

Reklame langs fylkesvei 30

Røros har i dag muligheter for profilering langs FV30, hvor det er oppheng for bannere på lyktestolpene langs veien. Flere store arrangement benytter seg av dette i dag. For mer informasjon om mål på bannere og priser og om ditt arrangement kan profilere seg her, ta kontakt med Ren Røros.

Reklame i lufta

Reklameballonger må søkes Luftfartstilsynet.

Reklame på nett

Arrangementsoversikten Hva skjer kan benyttes gratis av alle arrangører i regionen. Siden driftes av Destinasjon Røros.

Røros kommunes aktivitetskalender er også åpen for alle som ønsker å legge ut informasjon om eget arrangement. Dette kan være alt i fra  loppemarked til konsert på samfunnshuset.

Røros har flere arenaer som er godt tilrettelagt for arrangement av ulik størrelse. Her finner du kontaktinformasjon for de mest brukte lokasjonene.

Verket Røros

• Arrangørsted for små og større messearrangementer (messehall-standard).
• Større kulturarrangementer,konserter, korps og sangerstevner, festivaler m.m.
• Lokale idrettsaktiviteter.
• Nasjonale og internasjonale turneringer og samlinger.
• En komplett arena for alle!

Verket har huset et bredt spekter av arrangement som; konsert med Kaizers Orchestra, Rørosbanken YngresCup (håndballturnering) og NTW-messen til Innovasjon Norge.

www.verketroros.no

Storstuggu kultur- og konferansesenter

• Kultursenter for Røros kommune.
• Regionalt kulturhus for Røros, Os i Østerdalen, Holtålen og Tydalen.
• Kurs- og konferansesenter for Røros Hotell.

Huset inneholder et bredt spekter av lokaler i ulik størrelse, og her ligger mulighetene til rette for konserter, teaterforestillinger, konferanser m.m.

www.storstuggu.no

Røros kirke – Bergstaden ziir

Røros Kirke er en unik arrangementsarena, og blir ofte brukt til konserter.

www.roroskirke.no

Rørosmuseet

Rørosmuseet brukes til både utstillinger, men også som konsertlokale med mer!
I tillegg har uteområder ved museet, Malmplassen, blitt brukt som konsertarena for større artister som DumDumBoys og Kim Larsen.

www.rorosmuseet.no

«Plattingen»

«Plattingen» ligger i hjertet av Kjergata, hovedgaten på Røros. Dette er et populært sted for å arrangere mindre konserter, standplass etc.

Området er privat eid av Kjell Magnus Krogh, telefon: 913 67 199

Nilsenhjørnet park

Parken på Nilsenhjørnet ligger nederst i Kjergata og er et sentrumsnært, inngjerdet samlingspunkt med en liten scene.
Her holdes mindre konserter, julegrantenning m.m.

Området er eid av COOP Røros SA, telefon: 72 40 65 00

Doktortjønna friluftspark

Doktortjønna friluftspark ligger idyllisk til, ca 5 min gange fra sentrum. Området har en utescene med benketribuner. På området er også «Stenhuset» hvor det er både selskapslokale og møterom. Området på Doktortjønna blir ofte brukt i forbindelse med idrettsarrangement og familieaktiviteter.

www.doktortjonna.no

Ungdommens Hus Røros

Ungdommens hus ligger i sentrum av Røros, og er en hyppig brukt konsertarena og som lokale for mindre arrangement. Kontaktinfo finner du under Ungdommens Hus Røros.

Andre områder og arenaer i Røros kommune.

Har du ønsker om å benytte andre arenaer eller områder?

Dersom det er andre områder som er aktuelle for arrangement, og det er usikkerhet knyttet til eiendomsforhold eller lignende, ta kontakt med Røros kommune v/tekniske tjenester.

Det finnes mange forskjellige steder man kan søke støtte til arrangement. Vi har listet opp noen aktuelle søknadsinstanser for deg, men vær oppmerksom på at her finnes det mange flere, både offentlig og privat. Trenger du råd og veiledning for søknadsskriving, se her:

Norske konsertarrangører: Arrangørwiki

Her kan du søke støtte

Aktiv ungdom

Frifond

Kulturdepartementets støtteordninger

Trøndelag fylkeskommunes støtteordninger for folkehelse, idrett og frivillighet

Trøndelag fylkeskommunes støtteordninger for kunst og kultur

Røros kommunes tilskuddsordninger for kultur- og idrettsformål 

Norske konsertarrangørers oversikt over aktuelle støtteordninger

Spelhandboka.no sin oversikt over støtteordninger for teater- og speloppsetninger

• Minimumskontrakter for små og klart avgrensede oppdrag
• Grundige kontrakter med profesjonelle aktører (kunstnere, skuespillere, musikere osv.)
• Avtaler med sponsorer
• Avtaler med frivillige

Nyttige nettsider:

Musikk/ teater:

• TONO
• CREO: Kontrakter og skjema til nedlasting
• Norsk Teater- og Orkesterforening: Avtaleverk for alle yrkesgrupper innen teater og orkester; komponist, koreograf, sufflør, scenograf, skuespillere, bruk av teknisk- og teatermusikk etc.
• Norsk Konsertarrangører: Arrangørwiki
• Norsk Skuespilleforbund: Avtaler og tariffer

Idrett:

• Norges Idrettsforbund: Standard midlertidige kontrakter for trenere

Det fins mange lokale personer og firma du kan samarbeide med eller som kan hjelpe deg med spørsmål du måtte ha. Her gir vi deg en oversikt over noen av de det kan være hensiktsmessig å kontakte. Se kontaktinfo til høyre.

Destinasjon Røros

Destinasjonsselskapet er en naturlig samarbeidspartner for mange store arrangement i regionen. Her kan du få lagt inn arrangementet ditt i regionens aktivitetskalender, og mange benytter seg av Røros Turistkontor til billettformidling.

www.roros.no

Røros frivilligsentral

Har du behov for dugnadshjelp eller hjelp til å organisere dette? Da kan du ta kontakt med Frivilligsentralen, som er underlagt Virksomhet for kultur og fritid i Røros kommune.

Røros frivilligsentral 

Kulturkontoret Røros kommune

Har du generelle spørsmål rundt kultur, idrett og fritid kan du ta kontakt med kulturkontoret. Kulturkontoret holder til i Storstuggu, kommunens kulturhus.

Rørosregionen næringshage

Dersom du har behov for hjelp knyttet til forretningsutvikling av arrangementet ditt, eller har andre bedriftsrelaterte spørsmål, kan du ta kontakt med Rørosregionen Næringshage.

www.roroshagen.no

Som arrangør skal du følge covid-19-forskriften og myndighetenes råd om smittevern som gjelder til en hver tid. Det er også viktig at du følger med på eventuelle endringer som kan komme raskt. Alle arrangører skal fylle ut skjema for risikovurdering for å avgjøre om det er forsvarlig å avholde arrangementet. Sammen med utfylt sjekkliste vil den kartlegge hvilke tiltak som er nødvendig for et trygt arrangement. Vi gjør oppmerksom på at det alltid er arrangøren som har ansvaret for smittevernet.

Se mer om dette her:

God planlegging av arrangement i koronatid