Vi har etter personvernlovgivningen ansvar for å sørge for at personopplysningene er tilstrekkelig sikret. Vi har systemer og rutiner som sørger for at kun de som har et tjenstlig behov får tilgang til opplysningene. Videre sikrer vi at opplysninger ikke kan endres eller slettes av andre enn de som er autorisert til å gjøre dette.

• Du kan henvende deg til kommunen og be om å få vite hva slags opplysninger de har om deg, hva de skal brukes til, og hvor de er hentet fra.
• Dersom du oppdager mangelfulle eller feilaktige opplysninger om deg selv har du full rett til å kreve at disse blir rettet.
• Du kan kreve at unødvendige opplysninger om deg blir sperret eller slettet.
  Dette gjelder imidlertid ikke dersom opplysningene skal oppbevares i henhold til annen lovgivning, for eksempel regnskapsloven og arkivloven.
• Vi videreformidler ikke personopplysninger til tredjepart uten at du har samtykket til dette.

Røros kommune benytter analyseverktøyet SiteImprove Analytics for å samle inn opplysninger om besøkende på nettsiden roros.kommune.no. Formålet er å utarbeide statistikk som vi bruker for å forbedre kvaliteten på nettstedet og i de digitale tjenestene våre.

Eksempler på hva statistikken kan gi oss svar på er: Hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.

Opplysningene anonymiseres, slik at vi ikke kan spore opplysningene tilbake til den enkelte bruker.

Når du fyller ut og sender inn digitale skjema vil dine personopplysninger bli registrert av Røros kommune. (for eksempel navn, fødselsdato, fødselsnummer eller telefonnummer) Informasjonen som blir sendt inn vil bli behandlet som fortrolig, så sant du ikke har gitt samtykke til noe annet.

Opplysningene vil være tilgjengelig for saksbehandlende avdeling i kommunen, og benyttes til sakens opprinnelige formål. Avsluttede saker vil være tilgjengelig i kommunens sentrale arkiv.

Vi lagrer opplysninger om deg når du sender oss e-post direkte. E-posthenvendelsen mottas av vårt postmottak som tar stilling til om den skal journalføres eller ikke. Dersom den skal det, overføres den til vårt arkivsystem. Dersom den ikke skal journalføres, sendes den videre til aktuell person i kommunen for videre behandling.

Vi gjør deg oppmerksom på at henvendelser du sender direkte via e-post, ikke sendes kryptert. Vi oppfordrer deg derfor om ikke å sende taushetsbelagte eller sensitive opplysninger via e-post.

Når Røros kommune velger kommunikasjonsplattformer for å nå innbyggere med informasjon er dette forankret i vår kommunikasjonsstrategi, og ikke som ledd i å utøve myndighet.
Vi mener at behandlingsgrunnlaget for å bruke Facebook som kommunikasjonskanal er en interesseavveining etter personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f.
Kommunens berettigede interesse er å nå ut med relevant informasjon til innbyggerne, og skape engasjement i lokalmiljøene knyttet til kommunens tjenester og demokratiske prosesser.
I den sammenheng er det er viktig å presisere at Facebook ikke er nødvendig for kommunens informasjonsarbeid. Hovedkanalen for å kommunisere viktig informasjon er vår hjemmeside (roros.kommune.no), førstelinje veiledning på telefon og e-post, og saksbehandlere og rådgivere i de enkelte tjenesteområdene.
Facebook er kun et tillegg for å formidle informasjon, som innbyggere og andre selv må ta et aktivt valg om de vil bruke.

Personopplysningene som behandles som følge av at Røros kommune har en side på Facebook er av ulik karakter. Den mest åpenbare behandlingen er at det er synlig hvem som følger/liker Røros kommune, hva og hvordan disse personene engasjerer seg, som å trykke «liker» på innlegg, kommentarer de skriver selv og innlegg de deler. Røros kommune har ingen intensjon om å samle inn særlige (sensitive) kategorier av personopplysninger, men vi kan ikke garantere at ikke de som følger oss selv publiserer informasjon om seg selv som direkte eller indirekte sier noe om helse, politisk oppfatning og lignende. Vår erfaring er at risikoen for dette lav. I «Om»-feltet på vår facebookside og i enkelte innlegg, oppfordrer vi de som samhandler med oss til å ikke dele privat informasjon. Kommunen har også etablert en moderatorrolle som følger med på aktiviteten på nettsidene og sletter innlegg som er støtende eller avslører for mye om enkeltpersoner. Vi kan likevel ikke forhindre at denne informasjonen fanges opp av Facebook, og har ingen garanti for at informasjonen slettes eller videreformidles hos dem.

Gjennom «Sideinnsikt» får Røros kommune informasjon om hvor mange som har sett og respondert på innlegg/poster (rekkevidde og engasjement, hvem som har likt, delt og kommentert, hvordan brukerne reagerer på innlegg) demografiske data, og hvor mange som ser sidene, følger/liker sidene og slutter å følge/like sidene. Vi samler ikke inn ytterligere opplysninger via Facebook enn det vi kan se i Sideinnsikt.

Røros kommune har et delt databehandleransvar med Facebook. Vår erfaring er at mange innbyggerne forventer å få informasjon og komme i kontakt med oss via Facebook. Når en innbygger oppretter en Facebook-profil/bruker innhenter Facebook et samtykke. Brukeren får også informasjon om Facebooks personvernerklæring, personverninnstillinger og de får muligheter til å endre sine innstillinger. Dette er et forhold mellom brukeren og Facebook. Vi legger til grunn at ingen brukere er på Facebook utelukkende for å kommunisere med Røros kommune. Å være på Facebook er heller ikke nødvendig for å kommunisere med oss. Informasjon er alltid tilgjengelig via våre nettsider, førstelinjetjeneste og våre tjenester.

Brukere av Facebook kan slette og angre handlinger som de selv har utført på kommunes Facebook side. Brukeren kan også ta kontakt med vårt servicetorg, eller sende direktemelding (DM) til vår Facebookside, for å få slettet eller rettet innlegg som kommunen administrerer. Røros kommune kan ikke slette opplysninger som er delt videre. Dette er forhold som brukere må ta opp med Facebook selv.

Når det gjelder medbestemmelse så er det viktig å erkjenne det faktum at brukere av Facebook mest sannsynlig ikke har full kontroll over de personopplysningene som tilfaller Facebook. På den annen side har det betydning at ingen trenger å være på Facebook for å motta viktig informasjon fra kommunen, og at de som er på Facebook og velger å følge kommunen har tatt et selvstendig valg om dette.